Chargé.e Approvisionnement Mission

Description du poste

Date de Publication : 13/12/2024

Avis de Recrutement N°034/RH/BK/2024

Nous portons à la connaissance de tous, qu’Action contre la Faim organise ses recrutements dans la transparence, l’équité, la gratuité et n’a jamais exigée ni acceptée des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements.

Action Contre la Faim appelle tous les demandeurs d’emplois à ne jamais accepter des paiements et les invite à dénoncer les personnes qui leur demanderaient des paiements dans le cadre du recrutement auprès de l’organisation.

Poste: Chargé.e Approvisionnement Mission

Localisation du Poste: Bamako

Durée du poste : 12 mois renouvelables

Début : 15 janvier 2025

OBJECTIF GENERAL DU POSTE

Le/la chargé.e Approvisionnement effectue les achats locaux au niveau de la coordination en respectant les procédures d’ACF contenues dans le Kit Log V3.8

OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE

Placé sous la supervision directe du Responsable Approvisionnement Mission, le/la chargé.e Approvisionnement, aura à exécuter les tâches suivantes :

Objectif 1: Prendre en charge le traitement des commandes locales après validation du Responsable Approvisionnement

Organise les achats selon les priorités et travailles à exécuter dans les délais
Suivi dès DA de la part des projets
Détermine avec le Responsable Approvisionnement les articles prioritaires, les procédures a appliquées et les fournisseurs puis procède au traitement nécessaire
Sollicite l’appui de son responsable hiérarchique en cas d’interrogations sur le matériel technique (mécanique, EHA, kits, biomédical)
Etablit sa demande d’avance en fonctions des prix unitaires et des quantités pour les articles figurants sur le bon de commande et la soumet à son superviseur pour validation puis au responsable administratif et financier
Après validation retire auprès du comptable ou du caissier le montant pour effectuer les petits achats en respectant la procédure d’achat
Partage les mises à jour aux programmes demandeurs
Fait des analyses et proposes des solutions aux difficultés.

Objectif 2 : Effectue les cotations et assure le suivi des prix du marché

En fonction du tableau d’engagement des dépenses :

Travaille avec le responsable Appro pour mettre en place des fournisseurs préqualifies afin de consulter selon les besoins
Lorsqu’une cotation est demandée, sollicite les fournisseurs identifiés dans la liste des fournisseurs validés par le comité d’achat.
Effectue une mise à jour des prix/qualité (trimestriellement), les compile et les archives,
Recommande les achats au meilleur rapport qualité/prix au Responsable Approvisionnement.
Etablis des relations avec les charges Appro d’autres organisations afin d’avoir des bases de fournisseurs élargies.
Lead les dépouillements moins complexes

Objectif 3 : Assure les achats locaux

Négocie systématiquement les prix et prestations et s’enquière des conditions de paiement
Demande systématiquement les factures ou reçus et bon de livraison sans retard pour tout achat
Vérifie si les reçus/factures sont correctement remplis, selon les recommandations du département financier
Demande au fournisseur, si possible, d’emballer les marchandises de façon professionnelle, prêtes à être envoyées
Demande au fournisseur d’être livré lors d’achats importants ou groupés
Gere les relations fournisseurs pour les procédures d’achat sous sa responsabilité
Compile les factures et les fait viser par les Responsables concernés
Compile la fiche de suivi des avances, la fait valider par le superviseur avant d’aller la remettre, ainsi que les factures visées, au comptable ou du caissier pour justification.

Objectif 4 : Contribue au maintien et au développement d’un réseau professionnel

Participe aux réunions hors du bureau en lien avec le service Appro au besoin
Participe à la mise à jour de la liste des fournisseurs et de la liste des prix avec le Responsable Approvisionnement, l’informe de tout changement
Participe à l’établissement d’un réseau ; maintien de bonnes relations professionnelles avec ses différents interlocuteurs en respectant l’éthique de l’association quant aux pratiques en usage dans le pays

Objectif 5 : Suit les commandes et livraisons

Fait extraction du suivi des achats dans Link et partages avec les programmes demandeurs
Rend compte de l’état d’avancement des achats au superviseur hiérarchique (ce qui reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose un problème ou retard)
Assure le suivi des reliquats en fonction des délais et des quantités disponibles sur le marché
Vérifie l’état physique de la commande à son arrivée (lors des livraisons fournisseur), compare avec la feuille de commande pour les quantités, vérifie la qualité des articles, et prend les mesures nécessaires en cas de non-conformité
Délivre les marchandises au demandeur/Logisticien de base, après vérification (selon le bon de commande) de la qualité et des quantités
Formalise la livraison de la marchandise au demandeur
Archive la documentation du dossier d’achat lié à la livraison.

Objectif 6 : Expéditions-Livraison-Stockage

Réceptionner l’ensemble des marchandises transitant par Bamako
Vérifier la qualité/la quantité des marchandises
Assurer les chargements des merchandises
Etablir le contrat de transport
Remplir les bons de livraison
Assurer le bon acheminement des marchandises vers leur base de destination dans le respect des délais et des procédures
Assurer les retours des BL après réception du destinataire
Archiver le BL conformément au Kitlog
Identifier les transporteurs à Bamako pour l’acheminement des biens vers les bases ACF au Mali
Gérer le stock transit à Bamako avant livraison aux Base
Gérer le stockage de Bamako avec le Suivi de Stock, Fiche de Stock…

Objectif 7 : Reporting

Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : SA, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres via Link
Partager avec le responsable appro tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat
Participer à des réunions hebdomadaires avec l’équipe logistique pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats
Travailler en étroite collaborateur avec les départements et les bases pour assurer une bonne communication

Objectif 8 : Gestion des ressources humaines

Supervise les acheteurs , stagaires , journaliers pour ses activités après validation du besoin par le Responsable Approvisionnement
Evaluations des staffs sous sa responsabilité
Plan de formation et participe à la gestion de carrieres des staffs sous sa responsabilité

PROFIL DU CANDIDAT

Formation :	Niveau Bac +3 ou équivalent en logistique
Connaissances techniques spécifiques :	Maitrise des techniques d’achat, d’analyse et de négociation de contrats, transport. Bonne connaissance du secteur humanitaire et de la logistique
Expérience (années):	Expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire avec ACF
Connaissances du secteur humanitaire :	Oui
Connaissances de l’organisation:	Ce serait un plus
Langues:	Français, Anglais est un plus
Systèmes d’information :	Parfaite maitrise du pack office ; connaissance du Link : Logiciel Appro d’ACF est un plus.
Mobilité (national/ international)	Poste National basé à Bamako

Pour voir le détail du profil recherché et postuler directement en ligne, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/10129

Pour consulter les différentes offres d’Action contre la Faim Mali, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/

Les candidatures féminines répondants au profil sont fortement encouragées.

Les dossiers des candidatures doivent comporter :

Le CV à jour avec le contact (Email, Tel) + les références professionnelles.
La lettre de motivation.

La date de clôture de la réception des candidatures est fixée pour le 29/12/2024.

INFORMATIONS IMPORTANTES SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT CHEZ ACF

Aucune candidature ne sera acceptée après la date de clôture.
Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.
Action contre la Faim se réserve le droit de clôturer le processus avant terme si les candidatures reçues répondent aux prérequis
Action contre la Faim s’engage à protéger toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, y compris les enfants et les adultes à risque.
Action contre la Faim applique la TOLÉRANCE ZÉRO vis-à-vis de toutes les formes d’abus à travers les politiques ci-dessous :

Politique de protection contre l’exploitation et les abus sexuels ;
Politique de protection spécifique aux enfants ;
Politique de lutte contre la fraude, corruption et les conflits d’intérêts ;
Politique contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail.
Pour toutes les candidatures en vue de nous rejoindre, merci de vous référer aux sites internet officiels des membres du réseau Action contre la Faim.